Web端工具如何设计「保存」

前言
数据保存是Web端工具的基础功能,一般在产品和技术框架设计之初就已经确定了数据保存的方式,后续不太会频繁更改。
正因为如此,在日常需求迭代中,设计师很容易忽略数据保存的过程,也很少质疑当前的保存机制是否合理,但是当需要设计新模块或产品时就会对保存有疑惑。
此外,保存也是一个受技术限制较大的领域,设计师需要对保存的技术类型有基础认知,因为它会影响保存生效的逻辑和交互形式。
本文将会基于个人经验,从设计表现和技术实现的角度聊聊Web端工具的数据保存。

(一)保存的对象

对于Web端工具产品来说,保存的对象可分为「文件数据」、「设置数据」、「用户行为数据」。
  • 文件数据

「文件数据」是相互独立的内容,比如酷家乐的一个方案、Figma的一个文档都是文件数据,在文件A中触发保存并不会影响到文件B。文件数据是最主要的用户资产,若丢失会给用户造成很大的损失。
  • 设置数据

「设置数据」分不同的维度,主要有用户级别、组织级别、设备级别这三种。
用户级别:数据保存在当前用户的账号下,同一个用户的所有文档都会应用该设置,比如酷家乐云设计工具的偏好设置。
组织级别:数据保存在组织级别,可能由组织管理员设置,同一个组织下的所有用户都应用该数据。
设备级别:数据保存在设备(浏览器)上,同一个设备上的不同账号、不同文档都会应用此数据。区别用户级别和设备级别的保存很简单,只要清空浏览器缓存,看看数据是否变化即可。
一般来说,「设置数据」也是用户资产。但是设备级别的数据存在丢失的可能性,一般情况下不会存储大量重要的数据。

  • 用户行为数据

技术上经常把「用户是否进行过xx行为」这样数据保存在用户级别或设备级别,用于差异化的引导、运营方案。
这类数据虽然不能被视为用户资产,但对于产品设计来说至关重要。

(二)保存的位置

根据数据保存的位置,可以分为两类:后端保存和前端保存。
  • 后端保存

后端保存是最常见的保存方式,触发保存后,将方案数据上传并存储在服务器(云端),需要联网。
局限性:
1.依赖网络;
2.数据量大时会耗性能,可能会阻塞操作

  • 前端保存

前端保存是指以缓存 (cache) 的方式将数据保存在浏览器中,一般采用的技术方案是 indexDB(如Figma)。即使将浏览器关闭,下次打开时仍能够恢复数据。
局限性:
1.有大小限制(几百兆);
2.必须要同设备,且不能清除缓存;
3.有时间上限(大部分浏览器最多可以保存 30 天)

还有一种前端的临时保存,即会话保存(sessionStorage),通常为了方便单次会话而设置,例如记住选项状态、输入框的内容等,但只要关闭或刷新标签页这些数据就会被清除。从严格意义上来说,会话保存不是真正的保存,本文不对此展开讨论。

Web端工具一般会以后端保存为主,前端保存为辅,这样能够最大程度避免因网络或服务不稳定造成的数据丢失。


(三)保存的触发机制

从保存的触发维度,可以将保存行为分为自动保存、手动保存、提示保存。
  • 自动保存

根据保存的触发条件,可将自动保存分为以下3种:

1. 定时触发保存
以一定的时间间隔(通常采用几分钟 ~ 1 小时)周期性地自动触发保存。这是酷家乐云设计工具目前采用的保存方式。这种自动保存能减少因软件崩溃、断电等特殊原因造成的数据丢失的影响,但仍无法避免数据丢失,需要手动保存作为辅助。

2. 条件触发保存
特定的用户行为会触发方案自动保存。
具体哪些行为需要触发保存,则要结合业务逻辑和技术实现来共同确定。要注意的是,这类保存通常因技术原因而采用,用户对其没有预期,尽量不要让它打断或干扰用户的操作。

3. 实时保存
只要数据发生改变,立即触发自动保存,无需用户手动保存(尽管一些产品考虑到用户习惯,仍会保留手动保存的交互)。部分产品会用间隔几秒钟的自动保存(如 Microsoft 365),效果基本等同于实时保存。实时保存能最大程度避免数据丢失,是Web端工具理想的保存触发方式。但因为技术原因,并非所有工具都能够做到实时保存。
  • 手动保存

手动保存指用户通过额外的操作触发保存,通常为点击「保存」按钮或快捷键。
部分有实时保存机制的工具不需要额外的手动保存(如Figma),但对于没有实时保存的工具来说,手动保存的设计至关重要。
  • 提示保存

即便有手动保存,用户还是可能忘记保存。当用户离开工具或某个环境时,若程序监测到有未保存的内容会丢失,则将此风险暴露给用户,用户可以选择保存或者直接离开。如果用户通过直接关闭浏览器/标签页的方式离开,也可以在浏览器上设置类似的兜底提示对话框,但是对话框上的文案无法定制。

那如何选择保存的触发机制?
  • 「实时保存」保障性最好,在技术允许时推荐采用;

  • 因技术原因无法采用「实时保存」时,推荐使用「定时触发保存」 + 「手动保存」共同作用,也能较好地保障数据;

  • 「条件触发保存」通常是因技术原因而采用,用户对其没有预期,尽量不要让它打断或干扰用户的操作;

  • 在数据有丢失风险的时候需要提示用户保存,可根据用户的操作路径选用工具自身的提示或浏览器的提示。



(四)保存的触发设计

在开始聊具体的设计之前,先提出保存的 2 点设计原则:
  • 防错

保存是对方案数据的 最重要的 保障机制。稳定的系统需要有可靠的保存机制,尽量避免各种原因造成的方案数据丢失。
  • 状态可见

保存的反馈需及时有效,让用户知道当前方案的存储状态,如果有异常也需要第一时间告知,并给出可行的解决方案。

引用《微交互》一书中提到的“触发器”概念,可以将保存作为一个触发器。触发器是启动一系列动作的原点,分为系统触发器(系统被动触发)和手动触发器(用户主动触发)。

系统触发器

对系统触发保存来说,主要需确定2个点,何时触发、触发频率。对Web端工具来说,有3种主要的触发模式:

1.定时触发
一个独立工具一般只有一个保存触发间隔设置,其间隔范围很广,可以是几秒钟、几分钟,甚至一个小时。一般会暴露给用户设置。建议产品设计师根据技术现状设定合理的时间,如果保存对性能有较大消耗,过于频繁的保存也会影响用户体验。可通过选择器给用户几个合适的选项,选项之间的时间间隔依次变大,总选项数不超过 5 个。
某设计工具偏好设置中的保存时间设置

2.条件触发
特定的用户行为也可触发自动保存,如酷家乐云设计工具环境切换、新建楼层,水电工具的智能设计等,都会触发方案保存。以下是一些常见的「条件触发保存」时机,这些时机是由技术能力、业务要求共同决定的。设计师需要考虑如果这些时机触发了自动保存,对用户的操作会用什么影响。

3.实时触发
现在已经有很多在线工具(如 Figma)实现了实时触发保存,对用户来说可以不用再理解保存这个概念,是一种认知上的减负,并且这种方式对数据保障的效果也最好。
但是,仍然有设计师提出这种体验上的风险,比如没有容错余地、频繁保存造成的干扰和系统压力。

手动触发器

对保存来说,「手动触发器」一般来说是一个保存按钮。
在没有实时保存的创作类工具中,手动保存按钮的设计至关重要,一般会放在界面上方较显眼的位置,并设置快捷键 (Ctrl+S),方便用户操作。
酷家乐云设计工具的保存位于顶部栏第一个分区

而对于管理类工具,保存按钮一般位于页面下方,因为用户一般从页面上到下确认完内容后再进行保存。
酷家乐账号设置页面

(五)保存的反馈设计

成功反馈

1.自动保存的反馈
对于自动保存,当保存结果无异常时,尽量减少对用户的干扰,尽量不使用全局提示 (Toast) 反馈。比较场景的做法是在工具某个固定位置,用图标或文字的状态变化作为反馈。
当某些条件触发保存时,甚至不需要让用户感受到保存的发生,因为用户对保存是没有预期的,建议将保存的过程与其他过程合并。
比如说从云设计工具进入施工图时,因为技术原因需要保存方案,但可以将保存方案的进程与施工图加载的进程合并。
2.手动保存的反馈
对于手动保存,当保存结果无异常时,可使用全局提示(Toast)告知保存进度和保存结果,也可以用「保存」按钮的状态变化作为反馈。

异常反馈

当保存有异常时,应即时给予且较明显的异常反馈,并帮助用户排查问题。
在设计保存异常反馈时,需注意以下 3 点:
  • 哪些数据保存异常,是全局数据还是个别模块的数据,是否会因为非核心模块的保存异常而影响到整体用户进程,是否可以通过其他方式(如前端保存)让用户继续操作

  • 保存异常的原因是什么,用户可以通过何种操作解决问题(检查网络?重新登录?)

  • 当从异常恢复后,应该如何提示用户

图片a

图片b

图片c

Figma与保存异常相关的反馈 a.保存异常反馈;b.异常原因与解决方法;c.异常恢复提示


(六)总结

最后总结一下,当我们接手一个新产品、新模块、新需求的设计时,应该如设计保存:
首先,确定保存对象,是文件数据、设置数据,还是用户行为数据。一个完整的产品一般都会包含以上三者,但对于某个具体的需求,可能只涉及其中一两种。
列出保存对象后,可以与产品、技术等团队成员一起确定保存的位置(云端、浏览器)和保存的触发机制(自动保存、手动保存、提示保存)。建议根据用户流程在不同的触点用不同的触发机制,以最大程度保障数据安全。
接下来,根据保存对象、保存触发机制,设计保存的交互,包含保存的触发、保存的规则和保存的反馈。
最后,以用户使用工具的流程再检查一遍数据的产生和存储,是否会有遗漏,设计保存兜底。

参考资料:
Dan Saffer.微交互[M].人民邮电出版社.2013.

作者:亦陆

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